Etkili telekonferans nasıl çalıştırılır: 6 tavsiye

Verimli video konferans görüşmelerinde hedeflerin, verilerin ve toplantı boyutunun neden önemli faktörler olduğunu öğrenin.

Daha önce nasıl yapıldığını anlattım başarı için telekonferanslar ayarlayın. Bugün, toplantıda ne yapılacağını ve insanlar tamamen uzaktan çalışma özellikli bir iş gücüne uyum sağladıkça toplantı biçimlerinin nasıl değiştiğini tartışacağım.

Hedefleriniz var

Toplantınız başladığında, hedef ve neyi başarmaya çalıştığınız konusunda anlaşma sağlamaya çalışın. Bir amaç olmadan, gerçek işten zamanınızı alan "haftalık ekip toplantılarına" takılmış olabilirsiniz. Bir hedefle, toplantıyı erken bitirme şansınız olur. Ayrıca, yolcu modunda kalmak yerine sürücü koltuğuna oturtuldunuz. İnsanlar bunu fark edecek ve takip etmenizi beklemek yerine size yanıt vermeye başlayacak. Bu, toplantıyı hedeflerinize ulaşmaya yönlendirir.

Bunu yapmanın bir yolu veri getirmektir.

GÖRMEK: Evden çalışma: BT uzmanının uzaktan çalışma ve uzaktan çalışma rehberi (TechRepublic Premium)

Veri getirin

Kalite gurusu W. Edwards Deming, bir zamanlar "Veriler olmadan, sadece fikir sahibi başka bir insansınız" dedi. Bu, uzaktan çalışma sırasında özellikle önemlidir. Ekranınızı paylaşabilir ve bir elektronik tablo (veya daha iyisi bir grafik) gösterebiliyorsanız, yalnızca ücret almakla kalmaz, aynı zamanda tüm konuşmayı sürdürebilirsiniz. Jira, Onbase ve Zendesk gibi modern araçlar ve Oracle gibi veritabanları, bilgileri çekmeyi inanılmaz derecede kolaylaştırır. Bunu bir e-tabloya sığdıramıyorsanız, yine de yaşa göre sıralanmış sorunların bir listesini bulabilirsiniz. Sistemlerin bir telecall'a dağıtılmasını beklerken, en iyilerin 60, 70 veya 80 günlük olduğu sorunların bir listesini ekrana getirmek için Ops'i beklediğinizden şikayet etmenin etkisini düşünün.

Toplantının büyüklüğü ve yapısı hakkında konuşalım.

Toplantı boyutunu düşünün

RingCentral Kullanıcı Deneyimi başkan yardımcısı Michael Peachey, ilk olarak sanal toplantı boyutu arttıkça bağlılık ve sorumluluk duygusunun azaldığını belirtti. Yarım düzine insan olduğunda, "ayarlamak" kabul edilebilir hale gelir. Bu doğal bir ilerleme. Kendinizi sessize alın, başka bir çalışma alanı açın ve bunun üzerinde çalışın. Peachey daha küçük toplantılar önerir. Büyük bir toplantınız olması gerekiyorsa, onlara bir katılım hissi vermek için geldiklerinde herkesi selamlamayı önerir.

Onları gözlerine bak

Michael Peacy ile konuşmam elbette bir web videosu ve sesli toplantıydı. Dizüstü bilgisayarım ilk sıradayken ikinci monitörümde notlar alıyordum. Bu sürekli uzağa baktığım anlamına geliyordu. Bunu çok çabuk fark etti ve kullandığım herhangi bir uygulamayı web kamerasının tam ortasına taşımak için taşımamı önerdi.

Sonuç şaşırtıcı. Gözündeki diğer kişiye bakıyormuş gibi görünüyorsun. Bu basit değişiklik size daha fazla güven duymalarını sağlayacaktır. Aynı şekilde, çılgınca notlar alırken ve dikkat ederken, uzağa bakmak ilgisiz olduğum izlenimini verdi.

Onlara bir şeyler verin

Tipik bir yetişkinin 10-12 dakikalık bir dikkat süresi vardır. "Toplantı" diğer insanların konuşmasını dinlemekse, bu "ayarlama" sorunu 15 dakika civarında garanti edilir. Peachy birkaç dakika sonra duraklamayı ve izleyicilere yanıt verme şansı verir. Burası "Bu anlamlı mı?" Gibi bir soru sorabileceğiniz yerdir. veya "Bunun hakkında ne düşünüyorsun?" Sadece bir cevap için hazırlıklı olun. Bu sorular aynı zamanda taahhütleri, çıktıları ve kararları da beraberinde getirebilir.

Telefondan çıktığınızda, sorun bu taahhütlerin gerçekleşmesi olabilir.

Not alın ve takip edin

Bir toplantıyı "yarım saatin üzerinde ne geçirdik?" o zaman ya çok küçük ya da çoğundan daha şanslısınız. Siber alanda, işlerin kararlaştırılması, ancak yazılmaması veya üzerinde hareket edilmemesi daha olasıdır. Toplantı sırasında, kararları, teslim edilenleri ve son başvuru tarihlerini not edin (ancak kelime işlemcinizi web kamerasının yanında tutun!), Ardından katılımcılara verin. Peachy, e-posta, metin, ses ve video arasında kesintisiz bir geçiş sağlayabilecek araçların daha yüksek bir başarı oranına yol açacağına dikkat çekiyor.

Toplantı hiçbir karar, teslim veya son teslim tarihi ile bitmezse, gerçekten gerekli olup olmadığını düşünün. Bu, performansı hızlandırması gereken sanal "ayağa kalkma" toplantıları için geçerlidir. Değilse, performans üzerinde bir sürükleme olabilirler. Bunun nedeni, insanların Anlık Mesajlaşma ve Sohbet Odaları gibi diğer araçları kullanarak toplantıların dışındaki sorunları çözmesi olabilir.

Toplantılar bir sorunu çözmezse, onları ayarlayın veya öldürün ve işe geri dönmek için zamanı kullanın.

Çünkü çevrimiçi çalışma fiziksel ofisten daha etkili hale geldiğinde, daha fazlasını yapabiliriz. Bu iş arkadaşlarımız, ailemiz, evcil hayvanlarımız ve çevre için daha iyi.

Ayrıca bakınız

Konferans araması ile tebrik uzmanları

Resim: Getty Images / iStockphoto

Source link

İlk yorum yapan olun

Bir yanıt bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.


*