Müşteriler BT'ye güvenmediğinde: Bir üniversite, müşteri güvenini yeniden kazanmak için faturalandırma sistemini nasıl yeniden düzenledi?

Pennsylvania Üniversitesi kısa süre önce dahili faturalandırmasını değiştirdi ve çevrimiçi eğitime geçti. İşte nasıl olduğu ve neden olduğu.

TechRepublic'ten Karen Roby, Pennsylvania Üniversitesi'ndeki teknoloji işletme yönetimi ofisi kıdemli yöneticisi Bill Kasenchar ile üniversitenin BT departmanının muhasebe stratejisini nasıl dönüştürdüğü ve üniversitenin hızlı dijital dönüşümünü nasıl değiştirdiği hakkında konuştu. COVID-19 hepsini kapat. Aşağıdaki, konuşmalarının düzenlenmiş bir metnidir.

GÖRMEK: COVID-19 işyeri politikası (TechRepublic Premium)

Karen Roby: Bill geçenlerde bir konferansta sunmuştunuz, tabii ki küresel teknoloji ve finans liderleriyle bir teknoloji evinin finansal tarafının düzenli olmasının neden bu kadar önemli olduğu hakkında konuştunuz. Bize bu tartışmanın bazı önemli noktalarını anlatın.

Bill Kasenchar: Sanırım sunum güven etrafında işliyor, birincil yönlerimizden biri ya da güven eksikliği ile başlamalıyım. (İç) müşterilerimiz finansal açıdan bize güvenmedi. Çok çaba sarf etti. Pennsylvania Üniversitesi, sorumluluk merkezi yönetimiBu, tüm hizmetlerimiz için ücret talep etmemiz gerektiği ve eşitliği sağlamamız gerektiği anlamına gelir. Maliyetlerimizi karşılamalı ve üniversite için temiz bir bilançomuz olmalı. Tarihimizdeki en büyük eksikliklerimizden biri, müşterilerimize tükettikleri hizmetler için doğru ve denetlenebilir faturalar vermemizin zor olmasıydı. Bir soru sorsalar, farklı bir cevap bulurduk ve bu sorunluydu. Bu nedenle, müşterilerimiz ihtiyaç duydukları talepte hizmetleri sunma yeteneğimize olan güvenimizi kaybetti. Üniversitenin kaynaklarının verimli veya etkili kullanımı olmayan kendi kendilerine deneyecekler ve yapacaklardı (BT çalışması). Yani amacımız güveni nasıl yeniden inşa edeceğimizdi.

GÖRMEK: TechRepublic Premium içerik takvimi: BT politikaları, kontrol listeleri, araç setleri ve indirilecek araştırmalar (TechRepublic Premium)

Güveni yeniden inşa etmek için, maddi olarak evimizi düzene sokmamız gerekiyordu. Topluma sunduğumuz tüm hizmetlerin ne olduğunu ve birim bazında ne kadara mal olduğunu belirlemeliydik. Her bir e-posta hesabının maliyeti, desteklediğimiz her masaüstü dizüstü bilgisayar için her ağ vb. Uygulamalar, sunucular ve bu nitelikteki şeyler. Evimizi suya sokmak için yıllarca çok çalışmak gerekti. Bunu yaparken ayrıntıları sağlamaya yardımcı olması için Apptio aracını kullandık. Bence Apptio'nun en büyük faydalarından biri, onu müşterilerimiz için self servis bir araç haline getirmesidir. Şimdi, tüm bu işi yaptıktan sonra, müşterilerimiz içeri girebilir ve maliyetlerimizin ne olduğunu kendileri görebilirler. Oldukça ayrıntılı bir ayrıntıya, yani ücretlendirildikleri e-posta adreslerinin toplam sayısını inceleyebilirler. Liman sayısını araştırabilirler ve Wharton yeni bir binaya taşınırsa, “Ah, eski binadaki bu limanlar hala bize ücretlendiriliyor mu, değil mi?” Onlara ücretlerin ayrıntılarını göstermede ve bizden doğrudan tükettikleri şeyler için satıcılara ve faturalara doğrudan gidebilmelerinde çok etkili oldu.

Karen Roby: Evinizi düzene sokmaktan ve bunu yapmanın öneminden bahsederken, bunun hepinizin yapması gereken bir şey olduğunu ne kadar süredir biliyordunuz? Bu süreç, “Tamam, olmamız gereken yere ulaşmak için atmamız gereken adımlar” karar verme açısından neye benziyordu.

Bill Kasenchar: Sanırım hep bunu yapmaya çalışıyorduk. Bu yeni bir kavram değildi ve sorumluluk merkezi yönetimi yeni bir kavram değildi ama değişen şey CIO'muz oldu. Yeni bir CIO'muz var ve yeni CIO, bunu yapmak ve doğru yapmak için bu çabayı gerçekten destekleyen kişi. Önceden çok çaba sarf edildi, BT organizasyonumuzdaki bazı kuruluşlar oldukça iyi bir iş çıkarırken, diğerleri pek iyi olmayan bir iş yapıyordu. Kullanılan çok tutarsız metodolojiler vardı. Gemiye gelip büyük resme bakarken, doğru, tutarlı, tekrarlanabilir ve denetlenebilir olmamız gerektiğini söyledi, (bunlar) bunu gerçekten bir girişim ve çaba olarak yönlendiren unsurlar, baştan sona.

GÖRMEK: Sohbet robotu eğilimleri: Kuruluşlar, yapay zeka sohbet robotlarından nasıl yararlanıyor (ücretsiz PDF) (TechRepublic)

Karen Roby: Tabii ki BT, daha önce hiç olmadığı kadar gündemde. BT'nin mali yönünün şimdi gerçekten düğmeli olması neden bu kadar önemli?

Bill Kasenchar: Hakkında konuşmak pandemive bir dakikalığına çevrimiçi öğrenmeden bahsederken, üniversite birazcıktı. … Çevrimiçi eğitim yazılımı sağlama açısından ayak parmaklarını suya batırıyorlardı. Demek istediğim, bir sürü çevrimiçi kursları vardı, ancak herhangi bir derece sertifikası ve bu tür şeyler sağlamıyorlardı. pandemi çarptı ve vitesleri çok hızlı değiştirmemiz gerekti. Mart ayında iki hafta içinde okulu kapattılar ve% 100 çevrimiçi bir öğrenme ortamı haline getirdiler. Tüm araştırma yönleri% 100 çevrimiçi olamazdı, ancak olabilecek her şey çevrimiçiydi. Merkezi BT ile üniversite genelindeki okullar ve merkezler arasında, daha önce hiç gerçekleşmemiş, gerçekten de her şeyin çalışmasını sağlayan teknolojiye odaklanan bir işbirliği düzeyi vardı.

Teknolojinin üniversiteyi mümkün kıldığına ve ihtiyaç duyduğumuzda ne kadar duyarlı ve çevik olabileceğimize dair muazzam bir kabul vardı. Bence bunlar gerçekten pandeminin tetiklediği birkaç yöndü. Ve sonra, salgın sonucu, okulun sağlık sistemi ile üniversite ve barınma arasında dörtte bir oranında yaklaşık 100 milyon dolar kaybetmesi sonucu, yeni için bütçemizden 1,2 milyon dolar çıkardılar. mali yıl, Temmuz ayında başlar. Ve sadece BT değil, üniversitedeki tüm bölümlerde. Ve normal bir durumda, diyelim ki beş yıl önceki normal senaryomuzda, bunu bilmek gerçekten zor olurdu, “Maliyetleri gerçekte nerede azaltabiliriz?” Ancak bu noktaya kadar yaptığımız çalışmaların bize çok iyi bir görünürlük sağladığını ve bu 1,2 milyon doları nerede kesebileceğimizi ve üniversitenin misyonunu yönlendiren girişimleri sürdürüp desteklediğimizi düşünüyorum.

Karen Roby: Eklemek istediğiniz başka bir şey var mı?

Bill Kasenchar: Tutarlılık harika, birlikte çalışacak aynı kişiye sahip olmak ve aynı felsefeye tepki vermek ve her yıl aynı hedeflere ulaşmak çok iyi bir ortam. Bence pek çok insan üniversiteye kariyer yolunda bir basamak olarak geliyor ve burada beklediklerinden çok daha uzun süre kalıyorlar.

Ayrıca bakın

fatura okumak

Resim: iStock / AndreyPopov

Source link

İlk yorum yapan olun

Bir yanıt bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.


*