Süper yöneticiler için genellikle gözden kaçan 4 Google Workspace özelliği

Bir Workspace süper yöneticisi, yönetici erişimini nasıl ayarlayabilir, oturum uzunluğunu nasıl değiştirebilir, güvenlik uyarılarını kontrol edebilir ve raporları nasıl inceleyebilir?

<a href="https://www.techrepublic.com/a/hub/i/r/2021/07/01/b8bebfcb-c0a9-4659-bd09-76766aaea3e7/resize/770x/f430ebcd6073bc1cdd9ab9e75aa915ef/hero-4-super -admin-settings.jpg" target="_blank" data-component="modalEnlargeImage" data-headline="

" data-credit="Resim: Andy Wolber/TechRepublic">

İllüstrasyon: Andy Wolber/TechRepublic

Google Workspace süper yöneticisiyseniz, insanların Google Workspace'te oturum açma, erişme ve ortak çalışma şeklini etkileyen her türlü ayarı değiştirebilirsiniz. Ve bir süper yönetici olarak, şimdiden tam bir görev ve sorumluluk takvimine sahip olma ihtimaliniz de yüksek.

GÖRMEK: Araştırma: Video konferans araçları ve bulut tabanlı çözümler dijital çalışma alanlarına hakim; VPN ve VDI, KOBİ'ler arasında daha az popüler (TechRepublic Premium)

TechRepublic'te neler var?

Ancak aşağıdaki dört ayar ve özellik, tam zamanlı bir BT ekibine sahip kuruluşlarda bile çok sık ihmal edilir veya gözden kaçırılır. Kuruluşunuzda kaç Süper yönetici var? İnsanların ne sıklıkla giriş yapmasını istiyorsunuz? Eylem gerektiren herhangi bir güvenlik uyarısı var mı? Kuruluştaki insanlar Workspace'i nasıl kullanıyor? Süper yöneticiyseniz, oturum açın yönetici konsolu kuruluşunuzun Çalışma Alanı yapılandırmasını ve etkinliğini gözden geçirmek (ve belki de ayarlamak) için.

1. Yönetici erişimini kontrol edin

(Güvenlik | Kullanıcılar | Bir filtre ekle | Yönetici rolünü kontrol et | Uygula. Liste şu şekilde görüntülenir: Şekil A.)

Çoğu kuruluş için Süper yönetici erişimine sahip hesap sayısı en az iki olmalı ve bunun ötesinde mümkün olduğunca az sayıda tutulmalıdır. Örneğin, küçük ve orta ölçekli kar amacı gütmeyen kuruluşların teknik açıdan bilgili bir yönetim kurulu üyesine ve bir personele Süper yönetici erişimi vermesini sık sık öneririm. Tam zamanlı BT ekiplerine sahip büyük, küresel kuruluşlar, her zaman Süper yönetici erişimine sahip bir kişinin günün 24 saati erişilebilir olmasını sağlamayı tercih edebilir.

Şekil A

<a href="https://www.techrepublic.com/a/hub/i/r/2021/07/01/44830678-409a-476b-a628-ffadd7a5e583/resize/770x/139f97cf51caf43ddbdcd56473279030/a-review-super -admin-list.png" target="_blank" data-component="modalEnlargeImage" data-headline="

"Süper yönetici" erişimi olan hesapları görüntülemek için Kullanıcılar listesini filtreleyin. Bu listeyi mümkün olduğunca az kişiyle sınırlı tutun.

" data-credit="http://www.techrepublic.com/">Google Yöneticisi'nin ekran görüntüsü | Yalnızca 1 Süper Yönetici hesabı görüntülenen kullanıcılar sayfası (yazarın).

"Süper yönetici" erişimine sahip hesapları görüntülemek için Kullanıcılar listesini filtreleyin. Bu listeyi mümkün olduğunca az kişiyle sınırlı tutun.

Unutmayın, birçok görev şu kişiler tarafından yönetilebilir: Yönetici hesapları Süper yönetici rolünden daha az güçlüdür. Google, Gruplar Yöneticisi, Kullanıcı Yönetimi Yöneticisi, Yardım Masası Yöneticisi, Hizmetler Yöneticisi ve Android Yöneticisi gibi önceden yapılandırılmış yönetici rolleri sağlar. Bir Süper yönetici, gerektiğinde veya istendiğinde diğer Yönetici rollerini oluşturabilir ve özelleştirebilir.

2. Google Oturumu kontrollerini ayarlayın

(Güvenlik | Ayarlar | Google oturum kontrolü)

Google Workspace'in bazı sürümleri, Yönetici, insanlardan ne sıklıkla kimlik doğrulaması isteneceğini kontrol eder Web'de, bir saatten Oturum Asla Sona Ermez (Şekil B). Yedi güne ayarlayın ve insanların haftada en az bir kez oturum açması gerekecek. İnsanların tipik bir iş gününde iki kez kimlik doğrulaması yapmasını istemek için dört saate ayarlayın.

Şekil B

<a href="https://www.techrepublic.com/a/hub/i/r/2021/07/01/865e95a7-00c7-4bdc-a205-9908b087351f/resize/770x/3c348a5b4ea40e4f457a7414ff5e2724/b-google-session -control.png" target="_blank" data-component="modalEnlargeImage" data-headline="

Bir saat ile Oturum Asla Sona Ermez arasında bir oturum kontrol ayarı seçin. Yönetici hesapları için daha kısa bir süre (ör. dört saat) tercih edebilirsiniz. Daha az güçlü hesaplar, gerekli oturum açma işlemleri arasında daha uzun bir süre (ör. yedi gün) alabilir.

" data-credit="http://www.techrepublic.com/">Yönetici konsolunun ekran görüntüsü | Güvenlik | 14 günlük oturum uzunluğu seçili olarak Google oturum kontrolü." data-original="https://www.techrepublic.com/a/hub/i/r/2021/07/01/865e95a7-00c7-4bdc-a205-9908b087351f /resize/770x/3c348a5b4ea40e4f457a7414ff5e2724/b-google-session-control.png

Bir saat ile Oturum Asla Sona Ermez arasında bir oturum kontrol ayarı seçin. Yönetici hesapları için daha kısa bir süre (ör. dört saat) tercih edebilirsiniz. Daha az güçlü hesaplar, gerekli oturum açma işlemleri arasında daha uzun bir süre (ör. yedi gün) alabilir.

Ayrıca, farklı hesap türleri için farklı Oturum ayarları seçmek isteyebilirsiniz. Bunu yapmak için kişileri farklı kuruluş birimlerine atamanız ve ardından her kuruluş birimi için farklı bir oturum süresi seçmeniz gerekir. Örneğin, Yöneticileri bir kuruluş birimine atayabilir ve bu birim için oturum süresini sekiz saate ayarlayabilir ve beş günlük bir oturum uzunluğu için ayarlanmış farklı bir kuruluş birimine standart hesaplar atayabilirsiniz.

3. Güvenlik Uyarılarını Kontrol Edin

(Güvenlik | Uyarı merkezi | İsteğe bağlı: Uyarı türüne göre filtrele)

Güvenlik'e Git | Uyarılar ve ardından inceleme Güvenlik Uyarıları kuruluşun verilerini koruma çabalarınızın bir parçası olarak. Bunlar, sistemin bir çalışanın bir belgeye kredi kartı numarası veya Sosyal Güvenlik numarası kaydettiğini algılaması gibi seçili olaylarda tetiklenen veri kaybı koruma uyarılarını içerir. Listeyi, aşağıda gösterildiği gibi uyarı türüne veya durumuna göre filtreleyin. Şekil C.

Şekil C

<a href="https://www.techrepublic.com/a/hub/i/r/2021/07/01/4e9fc070-0d7e-4e03-9eb2-772b9d68e38a/resize/770x/b91e157d8480db083d1ca757f5986842/c-security-alert -center.png" target="_blank" data-component="modalEnlargeImage" data-headline="

Google Workspace Yönetici konsolu Uyarı merkezinizi düzenli olarak gözden geçirdiğinizden emin olun.

" data-credit="http://www.techrepublic.com/">Yönetici Ekran Görüntüsü | Güvenlik | Uyarıların filtrelendiği uyarı merkezi. Google Operations'tan bir tanesi Drive için Yüksek Önem Dereceli Güvenlik güncellemesi olarak listelendi." data-original="https://www.techrepublic.com/a/hub/i/r/2021/07/01/4e9fc070-0d7e -4e03-9eb2-772b9d68e38a/resize/770x/b91e157d8480db083d1ca757f5986842/c-security-alert-center.png

Google Workspace Yönetici konsolu Uyarı merkezinizi düzenli olarak gözden geçirdiğinizden emin olun.

Her bir uyarıyı inceleyebilir, ayrıntıları inceleyebilir ve ardından hangi eylemlerin gerçekleştirileceğine karar verebilirsiniz. Örneğin, Google'ın Haziran 2021 tarihli Güvenlik uyarısı, Eylül 2021'de Google Drive'daki bazı paylaşılan klasörlere ve dosyalara bir güvenlik güncellemesinin uygulanacağını belirtti (Şekil D). Bir yönetici hiçbir şey yapmazsa, güvenlik güncellemesi kuruluşunuzun bazı paylaşılan dosya ve klasörlerine uygulanır. Başka bir deyişle, Eylül 2021'den sonra bir Google Drive öğesine erişemeyeceğinizi fark ederseniz, güvenlik güncellemesi öğelerin güvenliğini sağlamak için Paylaşım ayarlarını değiştirmiş olabileceğinden erişim isteyin. Bir yönetici, bu güncellemenin nasıl uygulanacağını ayarlamayı seçebilir.

Şekil D

<a href="https://www.techrepublic.com/a/hub/i/r/2021/07/01/45c156ed-067c-49f8-afdc-9c50fe55444e/resize/770x/d04c4317e3f7e99b0f19dbc53fbd8169/d-security-update -details-sept-2021.png" target="_blank" data-component="modalEnlargeImage" data-headline="

Uyarı Merkezi içinde, ek ayrıntılara erişmek için bazı öğeleri seçebilirsiniz. Örneğin, Drive için bu Güvenlik Güncellemesi daha fazla bilgi ve yapılandırma seçeneği sunar.

" data-credit="http://www.techrepublic.com/">Bir kuruluşun Google Drive'ında tanımlanan bazı öğeler için paylaşım ayarlarının güncelleneceğini açıklayan sürücü güvenlik güncellemesinin ayrıntılarının ekran görüntüsü." data-original="https://www.techrepublic.com/a/hub/i/ r/2021/07/01/45c156ed-067c-49f8-afdc-9c50fe55444e/resize/770x/d04c4317e3f7e99b0f19dbc53fbd8169/d-security-update-details-sept-2021.png

Uyarı Merkezi içinde, ek ayrıntılara erişmek için bazı öğeleri seçebilirsiniz. Örneğin, Drive için bu Güvenlik Güncellemesi daha fazla bilgi ve yapılandırma seçeneği sunar.

4. Raporları İnceleyin

(Raporlar | Sol menüden istediğiniz bölümü seçin)

Google Toplulukları raporlar üç ana bölüme ayrılır: Öne Çıkanlar, Raporlar ve Denetim. (Sürümünüze bağlı olarak ek raporlar mevcut olabilir.) Öne Çıkanlar, hesapların mevcut durumu (etkin, askıya alınmış, arşivlenmiş, engellenmiş), kullanılan depolama alanı ve harici olarak paylaşılan dosyalar gibi şeylerin görsel özetlerini sağlar. Raporlar, uygulamalar, kullanıcılar ve cihazlar hakkında genel etkinlik bilgileri sağlar. Örneğin, Gmail raporu size toplam e-posta etkinliği (gelen ve giden), gelen spam ve giden e-posta (teslimat ve retler) hakkında bir fikir verir. Şekil E. Denetim bölümündeki raporlar, bir belgeyi kimin düzenlediği veya bir takvim etkinliğini kimin değiştirdiği gibi belirli eylemlerle ilgili bilgilerin yanı sıra oturum açma, cihaz erişimi ve yönetici eylemleri hakkında ayrıntılı veriler sağlayabilir.

Şekil E

<a href="https://www.techrepublic.com/a/hub/i/r/2021/07/01/c4b616a2-b87e-4589-a220-5785b8ebf68b/resize/770x/d4f5cb77e7764acd5be8c688c1e0269d/e-report-inbound -email-spam.png" target="_blank" data-component="modalEnlargeImage" data-headline="

Bir Google Workspace süper yöneticisinin kullanabileceği Öne Çıkanlar, Raporlar ve Denetim bilgilerini keşfedin. Örneğin, ne kadar spam ve e-posta alındığına dair bir fikir edinebilirsiniz.

" data-credit="http://www.techrepublic.com/">Google Yönetici Raporları bölümünün, Apps Raporları > Gmail raporlarının gösterildiği, Gelen e-posta: teslim raporu ve Gelen e-posta: spam raporu'na kaydırıldığı ekran görüntüsü." data-original="https://www.techrepublic.com/a/hub/i /r/2021/07/01/c4b616a2-b87e-4589-a220-5785b8ebf68b/resize/770x/d4f5cb77e7764acd5be8c688c1e0269d/e-rapor-inbound-email-spam.png

Bir Google Workspace süper yöneticisinin kullanabileceği Öne Çıkanlar, Raporlar ve Denetim bilgilerini keşfedin. Örneğin, ne kadar spam ve e-posta alındığına dair bir fikir edinebilirsiniz.

Tecrübelerime göre, BT uzmanları olan Workspace yöneticileri, bu raporların ve denetim ayrıntılarının bazılarını düzenli olarak önemseme ve bunlara atıfta bulunma eğilimindedir. Ancak, işlerinin yalnızca bir parçası olarak "Çalışma alanı yöneticisi" olan kişiler (ör. daha küçük kuruluşlar) incelemeye açık olan rapor ve denetim günlüklerinin türlerini her zaman bilemeyebilir. İkinci kategorideyseniz, Çalışma Alanı Raporları bölümünün Raporlar ve Denetim alt kategorilerinde size sunulan her öğeye düzenli olarak göz atmak için bir saat planlamanızı tavsiye ederim.

GÖRMEK: İşin geleceği: Dijital iş yeri için araçlar ve stratejiler (ücretsiz PDF) (Teknik Cumhuriyeti)

Deneyimin nedir?

Kuruluşunuzda kaç Süper yönetici var? Bir veya ikiden fazla ise, neden? Hangi Google Oturumu uzunluğunu seçtiniz? Yönetici hesabı olan kişilerin diğer kişilerden daha sık oturum açmasını mı istiyorsunuz? Yöneticilerin gözden kaçırma eğiliminde olduğunu düşündüğünüz başka Google Workspace Yönetici bölümleri veya ayarları var mı? Süper yöneticiyseniz, aşağıdaki yorumlarda veya Twitter'da hangi seçeneklere ve öğelere odaklandığınızı bana bildirin (@awolber).

Ayrıca bkz.

Source link

İlk yorum yapan olun

Bir yanıt bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.


*