Video konferans görüşmeleri için 13 görgü kuralları

Koronavirüs nedeniyle, sanal toplantılar artık evden çalışanlar için standarttır. Bağlı ve profesyonel kalmayla ilgili bu video konferans ipuçlarını izleyin.

Koronavirüs uzaktan çalışmayı normlara, işletmelerin bilmesi gerekenler haline getirebilir
Koronavirüs COVID-19 salgını, telekomünikasyonda çarpıcı bir artış için katalizör olabilir. İşletmeler uzaktan işlerde bir artışa ve pazarlama bütçeleri, kurumsal seyahat ve ticari gayrimenkul değerleri üzerindeki uzun vadeli etkilere hazırlanmalıdır.
http://www.techrepublic.com/

Video veya ses, Zoom, Skype veya Google Meet – sanal toplantılar norm haline geldiŞirketler, çalışanlarını evden işe öngörülebilir gelecekveya en azından güven olana kadar COVID-19 kontrol altında.

Özellikle yüz yüze toplantılara daha aşina olanlar için, uzaktan konferans görüşmeleri zor olabilir: Genellikle teknolojiyle veya evdeki bant genişliğiyle mücadele eden katılımcılar vardır. Toplantıya "girdikten" sonra, insanlar genellikle arabellekleme, gecikmeler ve konuşmacı netliği konuları göz önüne alındığında, daha fazla kritik olmayan birbirleri üzerine konuşurlar.

GÖRMEK: Her işletmenin ihtiyaç duyduğu Coronavirus ve diğer BT araçları (TechRepublic)

Toplantılar şart

FlexJobs PR ve medya kıdemli direktörü Kathy Gardner, "Onları sevin ya da onlardan nefret edin, ister uzaktan çalışın, ister bir ofiste çalışın, toplantılar neredeyse her işin bir parçası." Dedi.

"İçinde uzak bir iş yeri, iş arkadaşlarınızı hala görmek için günlük fırsatlar bulmak, özellikle günlük olarak çalışamayacağınız kişilerle bağlantıda kalmamıza yardımcı oluyor, "dedi. Küresel işyeri hizmetleri başkan yardımcısı Erta Vartanyan, Okta. Herkes uzaktayken kayboldu. "Vartanyan, sadece meşgul kalmak için günlük 15 dakikalık bir toplantı yaptığını söyledi.

Rulo çağrıları ve garip lull'ları içeren günlük toplantıların bir araya gelmiş olan herkes, kuantum bilgisayarların geliştirilmesinde kolaylaştırıcı olan Q-CTRL CTO'su Robert Love'ın, "Toplantılar için toplantılar yapma , bir kolaylaştırıcıya sahip olun, bir gündeme sahip olun ve buna bağlı kalın. "

Konferans görüşmesi görgü kuralları için en iyi ipuçları

FlexJobs'un odak noktası esnek çalışma ortamıve şirket kısa bir süre önce uzaktan konferans görgü kuralları için en iyi 13 ipucunun bir listesini yayınladı. Diğer iş uzmanları da ağırlıyor.

1. Her zaman bir gündeminiz olsun
Herkesin dikkatlice kontrol ettiği bir toplantıdan daha rahatsız edici (ve sinir bozucu ve üretken olmayan) bir şey yoktur ve daha sonra toplantıyı planlayan kişinin planı yoktur. Gündeminiz yoksa bir toplantı planlamayın. FlexJob, "Gündemlerin uzun, ilgili ve hatta ayrıntılı olması gerekmiyor." Diyerek şöyle devam etti: "Toplantının hangi konuları ele alacağının kısa bir taslağı genellikle yeterince iyidir."

Personele bir gündem sağlayarak, katılımcılar ne bekleyeceklerini bilirler, ne kadar süreceğini tahmin edebilirler ve bir katılım unsuru varsa onlara konuşma noktaları hazırlama fırsatı verecektir. Güvenlik farkındalığı savunucusu James McQuiggan, gündemlerle ilgili olarak ekleyen KnowBe4, "Başka toplantılardan gelen kişilerin olduğunu biliyorsanız, belki de toplantıya başlama saatinden beş dakika sonra başlayabilirsiniz," dedi. , paylaşılan ve kolayca erişilebilen bir slaytta bulundurun. "

"Bir çağrıda lider olarak, bunu yapmak zor olabilir uzak bir ekip etkili bir şekilde odaklanmak ve iletişim kurmak için liderin ekip boyunca sahiplik ataması ve grup arasındaki konuşmayı kolaylaştırmasına yardımcı olmak önemlidir, "dedi." Okta'nın Vartanyanı "dedi. Konuşmada fikir dağıtımı oluşturmak, görüşmedeki herkesin meşgul olduğunu ve önemli çıkarımları anlar ve bu garip geçişlerden veya durgunluklardan kaçınmanıza yardımcı olur. "

GÖRMEK: Coronavirus güncellemeleri: COVID-19 hit Senato dev uyarıcı fatura üzerinde çalışmaya başladı (CBS Haberleri)

2. Yokluğunuzu bildirin
Görüntülü sohbet yazılımı Around Dominik CEO'su Dominik Zane, "Hava hakkında küçük konuşmayı atla," dedi. "Zamanında olmak, geç katılanları beklerken herkesin küçük konuşma yapma ihtiyacını da en aza indirir."

Toplantıya katılmayacaksanız veya geç kalacaksanız, en kısa sürede toplantıya liderlik eden kişiye (veya güvenilir bir ekip üyesine) söyleyin. Çağrı, e-posta veya metin. Konferans görüşmeleri genellikle belirli katılımcıları beklerken yapılır. Bazen konferans görüşmeleri yapılır, çünkü herkes "birkaç dakika daha" bekler.

Beyaz tahtalı platform Miro CEO'su Andrey Khusid, videoda görülmek, konferans görüşmesi görgü kurallarının önemli bir öğesidir, "Katılımcıların videolarını olabildiğince özellikle güncel bağlamda tutmaları önemlidir" dedi. "Video toplantılara tecritle mücadele edebilen ve takım ilişkilerini güçlendirebilen insani bir dokunuş katıyor. Toplantı kolaylaştırıcısının kimin dikkatinin dolaştığını belirlemesine yardımcı olabilir, böylece onları konuşmaya geri getirebilirler."

3. Güncellemelere öncelik verin
Bazı çalışanlar diğerlerinden daha büyüktür ve konferans görüşmesi toplantı boyutunun yüz yüze görüşmelerden biraz daha fazla ilgisi vardır. Sıkı bir dörtlüsü olan bir ofisteyseniz, birbirinizi ve muhtemelen ne yapmanız gerektiğini bilirsiniz. Birisi her şeyi "yolunda" tutacak ve muhtemelen etkili olacak. Bununla birlikte, örneğin, sekizden fazla kişiniz olduğunda, "hakkında konuşacağınız ve konuşmayacağınız şeyleri önceliklendirmek" önemlidir, dedi FlexJobs.

Zaman kısıtlamaları belirleyin ve bunlara sadık kalın. Bu, her bireyin neyin önemli olduğu hakkında konuşmasına ve toplantının toplam süresini kapatabilmesine olanak tanır.

Hatırlanması gereken önemli bir nokta, raporda tartışılacak olanın toplantıdaki en az üç kişi ile ilgili olduğundan emin olmaktır. Aksi takdirde, konuyla ilgili bir e-posta gönderin veya daha küçük bir toplantı yapın. "Zaman dikkatli olmak, konferans görüşmesi görgü kuralları için anahtardır."

4. Test ekipmanları
Oturum açmak için toplantıdan birkaç dakika öncesine kadar beklemeyin.
Cep telefonlarında: Sahip olduğundan emin ol:

  • Güçlü bir sinyal

  • Parazit yok

Bilgisayarda

  • Kablosuz yerine kablolu bir bağlantı kullanın

  • Bilgisayar kamerasının çalıştığından (veya açık olduğundan) emin olun

  • Hoparlörlerin çalıştığından emin olun

  • Mikrofonun çalıştığından emin olun

Platforma bağlı olduğunuzu söylese bile, gerçekten olduğunuzdan emin olun.

Toplantı başlamadan önce videonuzu ve sesinizi test edin (bu nedenle, bunu yapmak için yeterince erken oturum açma ipucu).

Önceden indirilecek bir şey olması veya beklenmedik bir güncellemeniz olması durumunda daha fazla zaman tanıyın.

Q-CTRL'den Sevgi, "Çağrı kalitesi bir temadır ve tüm katılımcıların çağrıda bulunduğu% 100 uzak bir durumla uğraşırken bu daha da kötüleşir." Dedi. "Bir numaralı ipucum bir kulaklıklı mikrofon setine yatırım yapmak olacaktır. İnsanların standart video ile uğraşmakla ilgili bir sorunu yoktur, ancak standart dışı ses bir anlaşma kırıcıdır ve çağrıyı yararsız hale getirebilir."

5. gizlice dışarı
Bu üçüncü sınıf bir kayıt cihazı performansı veya bazıları için kilise değildir. Gizlice girme. Sanal bir toplantıda, bir kısmına katılmanız ve sonra atlamanız için yeterli esneklik vardır. Ancak amirinize veya toplantıyı yöneten kişiye söylemeniz önemlidir.

Bazı platformlarda oturumu kapatabilirsiniz ve kimse bilmeyecektir; diğerlerinde, yüzünüz veya adınız paylaşılan ekrandan kaybolur. Ve eğer şirketiniz eskisini kullanıyorsa, sadece yapabileceğiniz için kesmeyin. Çakışan bir randevunuz varsa, toplantı başlangıcında herkese söyleyin veya önceden bir e-posta (okunduğunu bildiğiniz) gönderin.

Planlanmış başka bir şeyiniz varsa, güncellemeleri paylaşmak ve geri bildirim eklemek için erken çağrılmanız daha olasıdır. Çağrılmak ya da bir soru sormak istemezsiniz ve sonra aniden yok olmuş gibi görünürsünüz. Şeffaflık, insanlar.

6. Hazırlıklı olun
Çağrılmak ve hazırlıksız olmak kötü konferans görgü kuralları. Aynı zamanda kaçırılmış bir fırsat. Bir platformda / telefonda olması toplantı hazırlığınızın farklı olduğu anlamına gelmez. Telefonunuzda yanınızda notlar bulundurun ve başvuru için gereken her şeyi yer imlerine ekleyin. Masaüstünüzdeki gereksiz dosyaları temizleyin.

Bir check-in veya güncelleme toplantısıysa, mevcut projenizi ve son başarınızı tartışın (söylemeden geçmelidir, ancak kendinizi çok fazla övünmeyin veya patlamayın). Açık ve özlü olun ve bir grupla konuşmaktan rahatsızsanız, önceden pratik yapın. Katılımcıların soruları varsa, onlara cevap vereceğinizi bilmelerini sağlayın.

"Zamanında ol!" Q-CTRL'in Aşkı dedi. "10 dakika erken olmak, bir dakika geç olmaktan daha iyidir."

7. Sakin bir yer seçin
Sadece sesinizi değil, bir şey yemeye / çiğnemeye karar verirseniz, o sesin çıkacağını belirten bir mikrofon olduğunu unutmak kolaydır. Bir cuppa çayı yaparsanız, kabin açıklığınızın sesi ve mikrodalga fırının sesi yükselecektir. Toplantı bitene kadar bekleyin. KnowB4'ten McQuiggan, "Sessiz değilse, bilgisayar mikrofonunuzda ortam sesleri gelebilir." Dedi.

Ve çoğu şey, yer, konum, konum gibi: Yoğun bir caddede yaşıyorsanız, toplantınız çöp toplama ile çakışıyorsa, bir anaokulunun yanında yaşıyorsanız (veya kulağa benziyorsa), toplantıyı almak için farklı bir oda seçin .

FlexJobs 'Gardner, "Konferans görüşmelerinin en büyük dikkat dağıtıcılarından biri susturulmamış katılımcılardan geliyor." Dedi. Eğer uzak ofisiniz yerel kahve evi, özellikle güncellemenizi verirken ortam gürültüsü ile rekabet ediyorsanız, çok gürültülü olabileceğini düşünün. Son olarak, bir sessiz mikrofon alternatifi varsa, onu seçin ve yalnızca konuşma sırası size geldiğinde açın.

Ve kiminle dalga geçiyoruz? Evimize nasıl baktığımızı, meslektaşlarımıza nasıl baktığımızı kesinlikle önemsiyoruz. "Mümkünse, bol miktarda gün ışığı alan bir yere oturun," diyor Zane.

8. Evcil hayvanları başka bir odaya yerleştirin
Evde çalışmak için dev bir dikmek (eğer uzak ofisiniz varsa ve evde barınma durumundaysanız) evcil hayvanınızı etrafınızda bulunduruyor. Bununla birlikte, köpeğinizin zumları alma eğilimi varsa, kedileriniz sürekli olarak egemenlik için savaşır veya Amerika papağanı çığlıklar (ve buna alışmış olabilirsiniz, ancak başkalarına korkutucu): Farklı bir odaya koyun. Meslektaşlarınız bunu sadece sesinizle değil, başkalarının sesiyle duymak istemiyorlar. Ve konferans görüşmesini aramadan önce evcil hayvanlarınızın güvenli / sessiz olduğundan emin olun.

9. Yolda kalın
Sürekli sosyal medyayı kontrol etmeye alışkın mısınız? Facebook, Twitter, Instagram veya TikTok güncellemelerini almayı seviyor musunuz? Toplantı sırasında her şeyin kapatılması gerekiyor. Miro'lu Khusid, "Çoklu görev, toplantıya tam olarak katılmadığınızı algılayabilecek diğer katılımcılara kaba" dedi.

Toplantı sırasında altyazılı bir film veya şov izlemek de cazip gelebilir, ancak uygun görgü kuralları çağrıya% 100 odaklanmış olduğunuzu düşünür. FlexJobs, toplantı sırasında dinlerken ve konuşurken ayakta durmanızı ve hatta sizden konuşmanız istenmeden önce uyanık kalmak için gerginleşmenizi veya lunges yapmanızı önerir.

10. Konuşun
Harika bir bağlantınız, katılımcıların kristal berraklığında bir görünümü olabilir ve aynı odada olduğunuzu hissedebilirsiniz. Ancak, herkes aynı bağlantıya sahip olmayacak. Takım arkadaşlarınızı mükemmel bir şekilde duyabilseniz bile, diğer yöne doğru olmayabilir. Her zaman net ve yüksek sesle konuşun (ama elbette bağırmayın) ve herkes tarafından duyulup duyulmayacağınızı sorun. Yumuşak bir konuşma ya da konuşma zamanı değil. Bu bir konferans görüşmesi, ASMR YouTube videosu değil.

11. ismini söyle
Önünüzde bir Brady Bunch-esque katılımcı ızgarası olsa bile, kimin ne söylediğini takip etmek zordur (umarım toplantı lideri konuşmaktan kaçınılmaz olarak kaçınılmaz bir şekilde kaçınmak için bir yol oluşturmuştur).

Konuşmaya başladığınızda, kendinizi tanımlayın, "Bu Penelope ve bir sorum var" veya "Merhaba, Jamison, o noktaya eklemek istiyorum." FlexJobs, "Bu şekilde, sohbete katkılarınız not edildi ve hiç kimse harika yorumlarla deha kim olduğunu merak etmiyor."

12. Sessiz düğmesini kullanın
Yine, kaçınılmaz olarak, özellikle peruklu / uzun süre oturamayanlar, sizden herhangi bir çizik veya garip sesler istemezsiniz. Sessiz bir konumda olsanız bile, çağrılmayacağınızı bildiğiniz zaman susturun. "Sesi aç" tuşuna basmak, garip sesler çıkaran personel olarak bilinmekten çok daha kolay. Konferans görüşmesi görgü kurallarının önemli bir unsuru, dikkat dağıtan dikkat dağınıklıklarının konuşan kişiyi rayından çıkarmasına veya konuşmayı bozmasına izin vermemektir. Bildirim seslerini kesinlikle kapatın – fantezi futbol liginizden bir kişi seçimlerini tartmak istediğinde veya dünya çapındaki aileniz iyi korunmanızı sağladığında sürekli bir dingingden biraz daha rahatsız edici.

13. Sessizlik her zaman altın değildir
Konuşma zamanı geldiğinde sesinizi açmayı unutmayın, ya da herkes ağzınızın hareket ettiğini, kollarınızın gıcırdadığını görecek ama sizi duymayacak. Birisi (ya da hepsi) size bildirecek ve herkes gülecek.

Uzaktan çalışma sırasında iletişimi sürdürme

Unutmayın – yalnızca sesli bir görüşme yapıyorsanız – insanların sizi göremeyeceğini, bu nedenle yanıt veya anlaşmayı başaramazsınız. FlexJobs, ne yaptığınızı anlatmanızı önerdi, bu nedenle masanızda bir rapor vb. Ararken uzun bir sessizlik yok.

Şu andan itibaren kimse hayaletinin ne kadar süreceğini tahmin edemez coronavirüs uzaktan çalışma gerektirecek veya uzaktan çalışmanın etkinliğini ortaya çıkarmak.

Uzaktan çalışma tecrit etmemeli ve ekip üyeleri arasındaki temas kritik önem taşımaktadır. MCloud Technologies Akıllı Tesisler Başkanı Barry Po, "Günlük temas videodan daha önemlidir." Dedi. "Zamanımız küresel olarak birçok şehre yayıldığından, herkesin (neredeyse) herkese her an ulaşabileceği gibi hissetmesini sağlamak istiyoruz."

Yine de diğerleri videoyu zorunlu olarak gösteriyor. Q-CTRL'den Sevgi, "İş arkadaşlarının yüzlerini günlük olarak görmek, genellikle uzak çalışmalara eşlik eden kayıp kişisel bağlantıyı sürdürüyor.

Ayrıca bakınız

<a href = "https://tr3.cbsistatic.com/hub/i/r/2020/03/23/b41f2b1f-e62b-402f-a01c-31e8fcb534b5/resize/770x/2cb0a147caf9d551e514af8333-15311.irtual" = "_ boş" data-component = "modalEnlargeImage" data-headline = "

"data-credit =" Resim: Getty Images / iStockphoto "rel =" noopener noreferrer nofollow ">Sanal toplantı "data-original =" https://tr3.cbsistatic.com/hub/i/r/2020/03/23/b41f2b1f-e62b-402f-a01c-31e8fcb534b5/resize/770x/2cb0a147caf9d551e514af8333-153r113/11/11. jpg

Resim: Getty Images / iStockphoto

Source link

İlk yorum yapan olun

Bir yanıt bırakın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.


*